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成功案例

北京某單位成功應用無紙化會議系統

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1. 項目背景

信息化進入辦公領域的重大意義不在于計算機引入節省了手工工作、實現了工作的“自動化”,而在于改變了傳統的時空觀和時空環境,進而全面改變工作方式和工作的管理方式,這才是足以引發辦公領域變革的真正誘因。

當我們在新的時空觀和時空環境下來審視我們的辦公環境時,各個辦公行為再也不是孤立的個體,而是由信息紐帶牽引的協同辦公體系。這就為辦公信息系統的開發提供了全新的空間和全新的思路,從而要求在信息化環境下構造辦公體系要有新的理念。

當下,政府機關每年各種會議較多,每次會議紙張費用以及印刷時間成本很高,為了降低會議成本、提升會議效率,需要建設涵蓋多種功能的、低碳環保的,适應信息化時代發展的無紙化會議系統。把推行無紙化會議系統作為改進文風、會風的重要舉措。

無紙化會議閱文系統,通過網絡将電子化的會議文件(材料)推送給參會人員提前審閱,會議期間發送會議文件供參會人員浏覽閱讀、在線批注、會議筆記在線提交,以節約紙張資源開銷,以及相關聯的印刷、裝訂、分發等環節的人力物力及時間開銷,實現會議文件和參閱材料的及時推送,降低工作人員的工作強度,提高工作效率,本次項目音響選用了音爵士SQ601。

2. 建設目标

通過無紙化會議閱文系統的建設,實現機關内部無紙化會議應用。将遵循可靠性、先進性、實用性、可擴展性、易操作性、易管理、經濟性及保密性的原則進行建設。

3. 建設内容

會議前,工作人員把材料的電子文檔傳輸到服務器上。開會時,參會人員使用平闆電腦登陸會議系統便看到整個會議的文件資料。無紙化會議閱文系統具有查詢會議資料、會議指南、會議簡報、專題講座等會議資料功能,全面實現電子化文件的分發、更新、浏覽、批閱、審議等功能,實現會議電子化管理。

為保證無紙化會議閱文系統的安全、穩定運行,建設單位需要考慮完善的基礎軟硬件平台環境,包括服務器、存儲、安全、網絡以及操作系統、數據庫等。

4. 現場照片




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